Déclaration de protection des données

De quoi il s’agit

Facteado est une app pour les boutiques Shopify qui permet aux commerçants de créer, d’envoyer et de suivre, à partir de leurs commandes, des factures avec section de paiement QR suisse. Cette déclaration décrit les données traitées – pour les commerçants qui utilisent l’app et pour leurs clientes et clients qui reçoivent une facture.

Responsable

Facteado.ch, Vogelmatt 6, 6216 Mauensee, Schweiz

Contact pour toute demande relative à la protection des données: support@facteado.ch

Nous sommes responsables des données des commerçants (compte, réglages, tarif). Nous traitons les données des clientes et clients d’une boutique pour le compte du commerçant; c’est le commerçant qui est responsable de la finalité et de la licéité de ce traitement.

Données des commerçants

Lorsqu’une boutique installe Facteado, nous enregistrons l’adresse de la boutique (p. ex. nom.myshopify.com), la clé d’accès délivrée par Shopify, le tarif choisi et les réglages de l’app: raison sociale, adresse, coordonnées, coordonnées bancaires (IBAN ou QR-IBAN), numéro de TVA, logo, modèles, textes et polices des factures.

Afin de pouvoir retracer qui a consulté des données de clients, nous enregistrons les accès aux factures avec l’identifiant d’utilisateur que Shopify transmet pour le personnel de la boutique, et conservons ce journal pendant un an. Nous n’enregistrons ni les noms ni les adresses e-mail du personnel.

La finalité est la mise à disposition de l’app; la base est le contrat avec le commerçant.

Données des clientes et clients d’une boutique

Pour établir une facture, Facteado lit la commande dans Shopify: nom, entreprise, adresses de facturation et de livraison, adresse e-mail, numéro de commande, articles, montants, taxes, mode de paiement et statut du paiement. Nous ne lisons pas les numéros de téléphone. Pour une facture sans commande, nous enregistrons ce que saisit le commerçant.

Nous enregistrons chaque facture avec son PDF et un historique (p. ex. créée, envoyée, ouverte, rappelée, payée). Lorsqu’une facture est ouverte via le lien de l’e-mail ou de la page de commande, nous notons une seule fois le moment; nous n’enregistrons pas les adresses IP. Toute personne disposant du lien peut ouvrir le PDF; le lien ne peut pas être deviné.

Lorsque le commerçant marque une facture comme payée, Facteado peut également marquer la commande comme payée dans Shopify. Les paiements ne transitent jamais par Facteado: les clientes et clients paient directement sur le compte du commerçant. Nous ne voyons ni les données bancaires ni les mouvements de compte de la clientèle.

La finalité est la facturation du commerçant; la base juridique est son contrat avec sa clientèle. Facteado n’utilise ces données à aucune autre fin, en particulier ni pour de la publicité ni pour des analyses portant sur plusieurs boutiques.

Envoi par e-mail

Lorsque le commerçant envoie une facture via Facteado – manuellement ou automatiquement selon ses réglages – ou envoie lui-même un rappel, l’e-mail avec le PDF part à l’adresse e-mail de la commande. Le nom d’expéditeur et l’adresse de réponse sont ceux de la boutique. L’historique de la facture indique à quelle adresse elle a été envoyée.

Facteado n’utilise pas de pixels de suivi dans les e-mails. Nous ne pouvons pas savoir si un e-mail arrive ou s’il est lu.

Recherche d’adresses

Lors de la saisie d’une adresse, l’app peut afficher des suggestions. Pour cela, notre serveur envoie le texte saisi au service de géodonnées de la Confédération (Office fédéral de topographie swisstopo, geo.admin.ch). Aucune autre donnée n’est transmise.

Visite du site web

Nous n’utilisons sur nos pages aucun outil d’analyse, de publicité ou de suivi. Si vous choisissez une langue sur nos pages, nous mémorisons ce choix dans un cookie (facteado_lang, valable un an) qui contient uniquement le code de langue («de», «fr», «it» ou «en»). Notre hébergeur peut conserver brièvement des données techniques d’accès, telles que l’adresse IP et l’heure, dans des journaux de serveur afin d’assurer le fonctionnement et la sécurité.

Demandes de support

Lorsque vous nous écrivez par e-mail ou via le formulaire de contact de l’app, nous traitons votre adresse e-mail, l’adresse de la boutique, le contenu de votre message et d’éventuelles captures d’écran afin de répondre à la demande. Nous conservons la correspondance aussi longtemps que nécessaire pour la demande et les obligations légales de conservation.

Nous informons les commerçants par e-mail ou dans l’app des changements importants, des questions de sécurité et de leur tarif. Nous n’envoyons de newsletters publicitaires qu’avec un consentement exprès.

Prestataires

Nous faisons appel aux catégories de sous-traitants suivantes: un hébergeur pour l’exploitation de l’app et de la base de données (centre de données aux Pays-Bas), un fournisseur de messagerie pour la boîte aux lettres et l’envoi des e-mails (Suisse), un prestataire pour la copie de sauvegarde quotidienne de la base de données (États-Unis; chiffrée avant le transfert, conservée 30 jours) ainsi que Shopify (plateforme et facturation des tarifs). Lorsque des données sont communiquées aux États-Unis, leur protection est garantie par des clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Les tarifs sont facturés exclusivement par Shopify. Nous ne voyons ni n’enregistrons de données de paiement; nous apprenons seulement quel tarif une boutique a choisi.

Le traitement par ces prestataires est en outre soumis à leurs propres dispositions en matière de protection des données. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les transmettons pas à des fins publicitaires.

Communication dans des cas particuliers

Nous ne communiquons des données à des autorités ou à des tribunaux que si la loi nous y oblige ou si cela est nécessaire pour faire valoir nos droits, nous défendre contre des prétentions ou élucider un usage abusif de l’app.

Si Facteado est transféré en tout ou en partie à une autre entreprise, par exemple lors d’une vente ou d’une fusion, les données peuvent être transférées avec lui. Elles restent protégées par la présente déclaration, et nous en informons les commerçants au préalable.

Sécurité des données

Nous protégeons les données par des connexions chiffrées (HTTPS), des accès restreints, un journal des accès et un centre de données dans l’UE. Personne ne peut toutefois garantir une transmission et un stockage entièrement sûrs sur Internet.

Durée de conservation

Les données d’une boutique sont conservées tant que Facteado est installé. Après la désinstallation, nous supprimons toutes les données de la boutique, y compris toutes les factures, dès que Shopify nous le demande (en règle générale après 48 heures). La conservation légale des factures (10 ans en Suisse) incombe au commerçant: il doit télécharger ou exporter ses factures avant la désinstallation.

Si une cliente ou un client demande via Shopify la suppression de ses données, nous retirons l’adresse e-mail de ses factures et de leur historique. Les factures elles-mêmes, avec nom et adresse, sont conservées parce que le commerçant doit les garder; l’historique mentionne la suppression.

Vos droits

Vous avez le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition. Écrivez-nous à cet effet à support@facteado.ch. Vous pouvez en outre déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données, en Suisse auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Si vous êtes cliente ou client d’une boutique, adressez-vous d’abord à la boutique: elle est responsable de vos données. Si nous recevons votre demande directement ou via Shopify, nous la transmettons au commerçant et marquons vos factures pour lui, afin qu’il les trouve rapidement.

Avant de répondre à une demande, nous pouvons exiger une preuve de votre identité. Nous répondons en règle générale dans un délai de 30 jours.

Enfants

Facteado s’adresse aux entreprises, non aux enfants. Nous ne traitons pas sciemment de données de personnes de moins de 16 ans en tant qu’utilisatrices ou utilisateurs de l’app.

Obligations des commerçants

Les commerçants sont eux-mêmes responsables d’informer leur clientèle, dans leur propre déclaration de protection des données, de la facturation et de l’envoi par e-mail, de répondre aux demandes de leur clientèle et de conserver leurs factures conformément à la loi.

Responsabilité

La responsabilité est régie par les conditions d’utilisation de Facteado. Dans la mesure permise par la loi, nous n’assumons aucune responsabilité pour les dommages découlant du traitement par des prestataires, d’attaques de tiers malgré des mesures de protection appropriées ou de données que les commerçants ou Shopify fournissent de manière erronée. La responsabilité légale impérative, notamment pour le dol et la faute grave, demeure réservée.

Droit applicable et modifications

La présente déclaration se fonde sur la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD). Nous pouvons l’adapter si l’app ou la situation juridique change; la version publiée sur cette page fait foi. Nous informons les commerçants dans l’app avant toute modification importante. En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version allemande fait foi.