Datenschutzerklärung

Worum es geht

Facteado ist eine App für Shopify-Shops, mit der Händler aus ihren Bestellungen Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil erstellen, versenden und nachverfolgen. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten dabei anfallen – bei Händlern, die die App nutzen, und bei deren Kundinnen und Kunden, die eine Rechnung erhalten.

Verantwortlich

Facteado.ch, Vogelmatt 6, 6216 Mauensee, Schweiz

Kontakt für alle Datenschutzanfragen: support@facteado.ch

Für die Daten der Händler (Konto, Einstellungen, Tarif) sind wir verantwortlich. Die Daten der Kundinnen und Kunden eines Shops bearbeiten wir im Auftrag des Händlers; verantwortlich für Zweck und Rechtmässigkeit ist dabei der Händler.

Daten von Händlern

Wenn ein Shop Facteado installiert, speichern wir die Shop-Adresse (z. B. name.myshopify.com), den von Shopify ausgestellten Zugriffsschlüssel, den gebuchten Tarif und die Einstellungen der App: Firmenname, Adresse, Kontaktangaben, Bankverbindung (IBAN bzw. QR-IBAN), MwSt-Nummer, Logo, Vorlagen, Texte und Schriften der Rechnungen.

Damit nachvollziehbar ist, wer Kundendaten angesehen hat, protokollieren wir Zugriffe auf Rechnungen mit der Benutzer-ID, die Shopify für Mitarbeitende des Shops übermittelt, und bewahren dieses Protokoll ein Jahr auf. Namen oder E-Mail-Adressen von Mitarbeitenden speichern wir nicht.

Zweck ist die Bereitstellung der App; Grundlage ist der Vertrag mit dem Händler.

Daten der Kundinnen und Kunden eines Shops

Für eine Rechnung liest Facteado die Bestellung aus Shopify: Name, Firma, Rechnungs- und Lieferadresse, E-Mail-Adresse, Bestellnummer, Artikel, Beträge, Steuern, Zahlungsart und Zahlungsstatus. Telefonnummern lesen wir nicht. Bei einer Rechnung ohne Bestellung speichern wir, was der Händler eingibt.

Wir speichern jede Rechnung samt PDF und einem Verlauf (z. B. erstellt, versendet, geöffnet, gemahnt, bezahlt). Wird eine Rechnung über den Link in der E-Mail oder auf der Bestellseite geöffnet, vermerken wir einmalig den Zeitpunkt; IP-Adressen speichern wir dabei nicht. Wer den Link hat, kann das PDF öffnen; der Link ist nicht erratbar.

Markiert der Händler eine Rechnung als bezahlt, kann Facteado die Bestellung in Shopify ebenfalls als bezahlt markieren. Zahlungen selbst laufen nie über Facteado: Kundinnen und Kunden bezahlen direkt auf das Konto des Händlers. Bankdaten oder Kontobewegungen der Kundschaft sehen wir nicht.

Zweck ist die Rechnungsstellung des Händlers; Rechtsgrundlage ist dessen Vertrag mit seiner Kundschaft. Facteado nutzt diese Daten für nichts anderes, insbesondere nicht für Werbung und nicht für Auswertungen über verschiedene Shops hinweg.

Versand per E-Mail

Versendet der Händler eine Rechnung über Facteado – von Hand oder automatisch nach seinen Einstellungen – oder von Hand eine Mahnung, geht die E-Mail mit dem PDF an die E-Mail-Adresse der Bestellung. Absendername und Antwortadresse sind die des Shops. Im Verlauf der Rechnung halten wir fest, an welche Adresse sie ging.

Facteado setzt in E-Mails keine Zählpixel ein. Ob eine E-Mail ankommt oder gelesen wird, können wir nicht feststellen.

Adresssuche

Beim Eingeben einer Adresse kann die App Vorschläge anzeigen. Dafür sendet unser Server den eingegebenen Text an den Geodienst des Bundes (Bundesamt für Landestopografie swisstopo, geo.admin.ch). Weitere Daten werden dabei nicht übermittelt.

Besuch der Website

Auf unseren Seiten setzen wir keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge ein. Wählst du auf unseren Seiten eine Sprache, merken wir uns diese Wahl in einem Cookie (facteado_lang, gültig ein Jahr), das nur das Sprachkürzel enthält («de», «fr», «it» oder «en»). Unser Hosting-Anbieter kann technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse und Zeitpunkt kurzzeitig in Server-Protokollen speichern, um Betrieb und Sicherheit zu gewährleisten.

Support-Anfragen

Wenn du uns per E-Mail oder über das Kontaktformular in der App schreibst, bearbeiten wir deine E-Mail-Adresse, die Shop-Adresse, den Inhalt deiner Nachricht und allfällige Bildschirmfotos, um die Anfrage zu beantworten. Die Korrespondenz bewahren wir so lange auf, wie es für die Anfrage und gesetzliche Aufbewahrungspflichten nötig ist.

Händler informieren wir per E-Mail oder in der App über wichtige Änderungen, Sicherheitsthemen und ihren Tarif. Werbe-Newsletter versenden wir nur mit ausdrücklicher Einwilligung.

Dienstleister

Wir setzen folgende Kategorien von Auftragsbearbeitern ein: einen Hosting-Anbieter für den Betrieb der App und der Datenbank (Rechenzentrum in den Niederlanden), einen E-Mail-Anbieter für Postfach und Versand der E-Mails (Schweiz), einen Anbieter für die tägliche Sicherungskopie der Datenbank (USA; vor dem Hochladen verschlüsselt, 30 Tage aufbewahrt) sowie Shopify (Plattform und Abrechnung der Tarife). Werden Daten in die USA bekanntgegeben, ist ihr Schutz durch Standardvertragsklauseln gewährleistet, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) anerkennt.

Die Tarife rechnet ausschliesslich Shopify ab. Zahlungsdaten sehen und speichern wir nicht; wir erfahren nur, welchen Tarif ein Shop gebucht hat.

Für die Bearbeitung durch diese Anbieter gelten zusätzlich deren eigene Datenschutzbestimmungen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für Werbezwecke weiter.

Weitergabe in besonderen Fällen

An Behörden oder Gerichte geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn es nötig ist, um unsere Rechte zu wahren, Ansprüche abzuwehren oder Missbrauch der App aufzuklären.

Wird Facteado ganz oder teilweise an ein anderes Unternehmen übertragen, etwa bei einem Verkauf oder einer Fusion, können die Daten mitübertragen werden. Sie bleiben dabei durch diese Erklärung geschützt, und wir informieren die Händler vorher.

Datensicherheit

Wir schützen die Daten mit verschlüsselten Verbindungen (HTTPS), beschränkten Zugriffen, einem Zugriffsprotokoll und einem Rechenzentrum in der EU. Eine vollständig sichere Übertragung und Speicherung im Internet kann jedoch niemand garantieren.

Speicherdauer

Die Daten eines Shops bleiben gespeichert, solange Facteado installiert ist. Nach der Deinstallation löschen wir alle Daten des Shops einschliesslich aller Rechnungen, sobald Shopify uns dazu auffordert (in der Regel nach 48 Stunden). Die gesetzliche Aufbewahrung der Rechnungen (in der Schweiz 10 Jahre) ist Sache des Händlers: Er muss seine Rechnungen vor der Deinstallation herunterladen oder exportieren.

Verlangt eine Kundin oder ein Kunde über Shopify die Löschung ihrer Daten, entfernen wir die E-Mail-Adresse aus ihren Rechnungen und aus deren Verlauf. Die Rechnungen selbst mit Name und Adresse bleiben bestehen, weil der Händler sie aufbewahren muss; der Verlauf vermerkt die Löschung.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Schreib uns dazu an support@facteado.ch. Du kannst dich ausserdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Bist du Kundin oder Kunde eines Shops, wende dich bitte zuerst an den Shop: Er ist für deine Daten verantwortlich. Erhalten wir deine Anfrage direkt oder über Shopify, leiten wir sie an den Händler weiter und markieren deine Rechnungen für ihn, damit er sie schnell findet.

Bevor wir eine Anfrage beantworten, können wir einen Nachweis deiner Identität verlangen. Wir antworten in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

Kinder

Facteado richtet sich an Unternehmen, nicht an Kinder. Wir bearbeiten wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren als Nutzende der App.

Pflichten der Händler

Händler sind selbst dafür verantwortlich, ihre Kundschaft in der eigenen Datenschutzerklärung über die Rechnungsstellung und den Versand per E-Mail zu informieren, Anfragen ihrer Kundschaft zu beantworten und ihre Rechnungen gesetzeskonform aufzubewahren.

Haftung

Für die Haftung gelten die Nutzungsbedingungen von Facteado. Soweit gesetzlich zulässig, haften wir nicht für Schäden aus der Bearbeitung durch Dienstleister, aus Angriffen Dritter trotz angemessener Schutzmassnahmen oder aus Daten, die Händler oder Shopify fehlerhaft liefern. Die zwingende gesetzliche Haftung, insbesondere für Absicht und grobe Fahrlässigkeit, bleibt unberührt.

Anwendbares Recht und Änderungen

Diese Erklärung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Wir können sie anpassen, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert; massgebend ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir Händler vorher in der App. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen gilt die deutsche Fassung.